AI pisze nasze maile. Naszym głosem

Poproś AI o odpowiedź na zapytanie o wycenę strony. Dostaniesz tekst poprawny i uprzejmy. Od pierwszego zdania widać też, że nie pisał go człowiek. A na pewno nie Ty.

Typowa odpowiedź AI

Szanowny Panie, dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą. Z przyjemnością przygotujemy dla Pana kompleksową wycenę strony internetowej, dopasowaną do indywidualnych potrzeb Pana firmy. W razie pytań pozostajemy do dyspozycji. Z poważaniem

Ten sam mail w naszym głosie

Dzień dobry, Panie Marku, Na razie mogę tylko oszacować. Żeby podać widełki, potrzebuję trzech odpowiedzi: – ile podstron ma mieć strona? – czy są teksty i zdjęcia? – na kiedy ma działać? Resztę dopytam przez telefon :) Pozdrawiam Medium · Gliwice

• „Dzień dobry” zamiast „Szanowny Panie”
• pytania zamiast obietnic
• bez „kompleksowej wyceny”
• podpis: Medium · Gliwice

Model nie zna Twojego głosu. Zna średnią

Model językowy pisze tak, jak pisze przeciętny internet, bo o Tobie nie wie nic więcej. Polecenie „pisz konkretnie i po ludzku” niewiele zmienia. Dla modelu to też tylko średnia.

Chris Do rozrysował niedawno ten sam problem dla grafiki. Kto zaczyna od „zrób mi coś”, utyka w pętli poprawek. Najpierw wizja i własne materiały, dopiero potem AI, a na końcu ręczne poprawki. Z tekstem jest tak samo. Własnym materiałem jest tu Twój głos.

Dlatego zbudowaliśmy asystenta, który go zna.

Głos się mierzy, a nie opisuje

Zamiast opisywać styl przymiotnikami, zmierzyliśmy go. Asystent dostał 24 maile, które naprawdę poszły do klientów. Bez poprawiania pod AI, takie, jakie poszły.

słowa ma średnie zdanie w naszych mailach

6,2

zdań ma najwyżej sześć słów

64,5%

wykrzykniki w całym zbiorze maili

2

liczb na 1869 słów: ceny, wymiary, terminy

113

Takie liczby asystent sprawdza w każdym szkicu. „Pisz przyjaźnie” sprawdzić się nie da.

Pomiar wyłapał też rzeczy, których nikt nie wpisałby do opisu stylu. Na pytanie o kolor nadruku odpowiedź brzmiała kiedyś: „Na czerwono :)”. Model w tym miejscu napisałby akapit.

Jeden głos, dwa rejestry

Potem zmierzyliśmy osiem wpisów z naszego bloga. Ten sam autor, a wyniki rozjechały się na całej linii. Zdanie we wpisie ma prawie dziesięć słów, a nie sześć. W mailach uśmiech pojawia się co sto słów, we wpisach nie ma go ani razu.

Głos nie jest więc jeden. Ma rejestry, a karta głosu, która ich nie rozdziela, rozmyje oba.

Rejestr mailowy

Dzień dobry, Panie Marku, Widełki podam jutro. Potrzebuję trzech odpowiedzi: – ile podstron? – czy są teksty i zdjęcia? – na kiedy? Pozdrawiam

Rejestr blogowy

Zanim podamy widełki, zadajemy trzy pytania. Bez odpowiedzi każda kwota jest zgadywaniem. Ile podstron ma mieć strona? Czy masz już teksty i zdjęcia? Na kiedy ma działać?

• krótsze zdania w mailu
• Pan w mailu, Ty na blogu
• ta sama treść, inny rytm

To, czego nie piszesz, mówi o Tobie tyle samo

Druga lista jest ważniejsza, niż się wydaje. To zwroty poprawne po polsku i normalne w branży, a u nas nieobecne ani razu.

Zwrot	W 24 mailach	Piszemy zamiast tego
„Witam”	0 razy	„Dzień dobry”
„Szanowni Państwo”	0 razy	„Dzień dobry” i imię w wołaczu
„Z poważaniem”	0 razy	„Pozdrawiam”
„Zapraszam do kontaktu”	0 razy	konkretne pytanie, np. „Wycenić?”
„mam nadzieję, że…”	0 razy	nic
emoji 🚀 ✨	0 razy	:) albo ;)

Do tego dochodzi lista wspólna dla wszystkich: dziesięć rodzajów fraz, po których poznać tekst z AI. Otwarcia w stylu „W dzisiejszych czasach…”. Przymiotniki, które pasują do każdej firmy, jak „kompleksowy” czy „innowacyjny”. Zapowiedzi zamiast treści: „Warto pamiętać, że…”. Każdy szkic przechodzi przez obie listy, zanim zobaczy go człowiek.

Sprawdź to na własnym tekście:

Sprawdź swój tekst

Wklej maila albo post. Zaznaczymy frazy z naszej listy antywzorców. Tekst zostaje w Twojej przeglądarce, nigdzie go nie wysyłamy.

Tekst do sprawdzenia Szanowny Panie, dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą. Z przyjemnością przygotujemy dla Pana kompleksową wycenę strony internetowej, dopasowaną do indywidualnych potrzeb Pana firmy. W razie pytań pozostajemy do dyspozycji. Z poważaniem

Wstaw przykład Wyczyść

Wiedza w szufladach, a nie w jednym prompcie

Głos to połowa. Asystent musi jeszcze wiedzieć, co mu wolno napisać: co jest w ofercie, ile kosztuje, pod jakim adresem jest strona, kim jest klient. Wszystko leży w zwykłych folderach, a każdy folder ma jedną rolę.

1. 1
   raw/

   Źródła

   Maile, teksty ze strony, cennik. Tylko do odczytu: asystent nigdy ich nie poprawia.

2. 2
   wiki/

   Wiedza

   Głos, marka, usługi i ceny, klienci, persony, realizacje. Asystent układa ją ze źródeł.

3. 3
   procedury/

   Zadania

   „Odpisz na maila”, „napisz ofertę”, „napisz post”. Każda procedura ma listę plików, które wolno jej przeczytać.

4. 4
   output/robocze/

   Szkic

   Tu kończy się praca asystenta. Pod szkicem zostawia notkę: jaka metoda, co poprawił, o czym musisz zdecydować Ty.

5. 5
   output/wyslane/

   Po Twojej redakcji

   Wersja, która naprawdę poszła do klienta.

Różnica między szkicem a wysłaną wersją wraca do wiki/ jako nauka.

Najmniej oczywista decyzja: procedura nie dostaje całej wiedzy naraz, tylko listę konkretnych plików. Model z dziesięcioma personami w kontekście pisze gorzej niż z jedną właściwą.

Zasady, których asystent nie może obejść

Dobre chęci modelu to za mało. Kilka rzeczy zapisaliśmy jako twarde zasady. Asystent sprawdza je przy każdym tekście.

Ostatnia zasada wygląda na przesadną ostrożność, dopóki asystent nie czyta cudzych maili. Od tej chwili to podstawowe zabezpieczenie.

Najwięcej uczy różnica między szkicem a wysłanym mailem

Asystent nie uczy się sam z siebie. Uczy się na poprawkach. Każdy tekst, który zredagowaliśmy i wysłali, wraca do folderu obok szkicu. Różnica między nimi to lista błędów asystenta. Trafia do słownika zwrotów i listy antywzorców, żeby następny szkic ich nie powtórzył.

Pierwsze trzy posty przeszły bez żadnej poprawki. Zapisaliśmy to jako sygnał, a nie regułę. Osobny pomiar głosu dla postów zrobimy po około dwudziestu tekstach.

Jak zacząć u siebie

1. 01

   Zbierz teksty, które naprawdę wysłałeś

   Prawdziwe maile i oferty, a nie ich ładne wersje. My zaczęliśmy od 24 maili.

2. 02

   Zmierz głos

   Długość zdań, otwarcia, pożegnania, interpunkcja. Osobno dla maili, wpisów i postów. Spisz też zwroty, których nie używasz nigdy.

3. 03

   Sprawdź kartę na ślepo

   Napisz nowy tekst według swoich parametrów i porównaj go z prawdziwym. Różnice pokażą, czego w karcie brakuje.

4. 04

   Spisz twarde zasady

   Skąd biorą się ceny i linki, czego nie obiecujesz, co zawsze wymaga Twojej akceptacji.

5. 05

   Rozpisz powtarzalne zadania

   Odpowiedź na zapytanie, oferta, post. Do każdego lista plików, które asystent ma przeczytać.

6. 06

   Oddawaj asystentowi swoje poprawki

   Wysłaną wersję wrzucaj obok szkicu. Z tych różnic asystent uczy się najwięcej.

Całość to zwykłe pliki tekstowe w jednym folderze. Działa w Claude Code, Cursorze albo OpenCode.

W tym pomyśle nie jesteśmy pierwsi. Christopher S. Penn, współzałożyciel Trust Insights i jeden z najgłośniejszych głosów o AI w marketingu, radzi to samo od lat. Zbierz różnorodne próbki własnych tekstów. Zamień je w przewodnik po swoim głosie, z którego model korzysta przy każdym zadaniu.

Różnica jest w jednym: nasz przewodnik powstał z pomiaru, a nie z opisu. Wiedza w środku też jest w całości nasza.

Chcesz, żeby Twoje maile i oferty szkicował asystent, który brzmi jak Ty? Napisz, które teksty zabierają Ci najwięcej czasu.